Digitaal innoveren is noodzakelijk om de kwaliteit van de ICT in de zorg te verbeteren en daarmee de zorg goed en betaalbaar te houden. De zorgvraag neemt in hoog tempo toe, met een groeiend tekort aan personeel en oplopende kosten tot gevolg. Tegelijkertijd doen allerlei nieuwe ICT-technologieën hun intrede die de zorg efficiënter, beter en goedkoper kunnen maken. Maar de snelheid van deze innovaties ligt zo hoog dat de ICT én de zorg moeite hebben om deze bij te houden. Met een agile mindset maak je de organisatie flexibeler en wendbaarder. En daarmee vergroot je de innovatiekracht. De IT-afdeling speelt vanzelfsprekend een cruciale rol bij agile werken in de zorg.
ICT mag innovaties in de zorg niet vertragen
Innoveren in de zorg is complex, maar wel hoognodig. De uitdagingen waar de zorgsector voor staat, vragen om een snelle doorvoering van nieuwe, vaak op ICT gebaseerde, oplossingen. Maar innoveren – of het verder uitrollen van al geïmplementeerde innovaties – gaat nog veel te traag. Enkele oorzaken daarvan zijn:
- Besluitvorming duurt lang en de benodigde organisatorische veranderingsprocessen zijn zeer complex.
- Het is lastig om samenwerkingsafspraken te maken tussen de grote hoeveelheid betrokken instanties.
- De directie stelt te weinig budget beschikbaar voor nieuwe ICT-toepassingen, omdat ze dit niet als geld beschouwen dat óók naar de patiënt gaat.
- Privacybescherming vormt nog vaak een belemmering voor innovaties op het gebied van digitalisering en informatie-uitwisseling.
- Er is sprake van een groeiende kloof tussen zorg en ICT. Zowel de ICT als de zorg zijn remmende factoren bij het implementeren en toepassen van nieuwe kansen.
Deze problemen kun je voor een deel oplossen door te kiezen voor een agile werkwijze voor de IT-afdeling en de zorg. Agile werken is nodig om wendbaar en slagvaardig te zijn en snellere en betere resultaten te behalen.
Wat betekent agile voor de ICT in de zorg?
Agile is een flexibele manier van werken waarmee je je snel aanpast aan veranderende omstandigheden en nieuwe klantwensen. Agile wordt daarom veel toegepast in IT-omgevingen waarin innovatie centraal staat. Producten, diensten of functionaliteiten worden kort en cyclisch opgeleverd. Door in kleine stappen te werken, zijn resultaten sneller meetbaar en kun je projecten gemakkelijker op tijd bij te sturen. Dit in tegenstelling tot een traditionele manier van werken, waarbij je het resultaat pas ziet aan het eind van een (langlopend) project. Agile werken biedt ruimte voor experimenteren, direct verbeteren en snel resultaat opleveren. Een daarmee voor een snelle introductie van innovaties. Agile is niet één specifieke werkwijze, maar een verzameling van verschillende methodes en principes. Scrum is uiteraard een bekend voorbeeld van een agile manier van werken.
Customer value staat centraal bij agile werken
Bij agile werken ligt de focus op mensen en oplossingen en niet zozeer op processen. De wensen van de eindgebruiker staan namelijk centraal, en daarmee het creëren van customer value of klantwaarde. Dat vraagt om een partnerschap met de klant of eindgebruiker, in dit geval de zorgverlener. Dit houdt in dat ICT samen met de eindgebruikers de IT-diensten ontwerpt, inricht en levert. Door te werken in multidisciplinaire teams waarin alle stakeholders zijn vertegenwoordigd, ontwikkel je een oplossing die optimaal aansluit bij de klantbehoefte.
Daarom draagt agile werken in de zorg bij aan snellere innovatie
Agile werken draagt om meerdere redenen bij aan snellere innovatie in de zorg:
1. De ontwikkelingen in de zorg gaan zo snel, dat een traditionele projectaanpak altijd achter de feiten aanloopt. Agile werken maakt het mogelijk om klein te beginnen en complexe langlopende projecten op te knippen in kleine onderdelen. Zo kun snel de eerste resultaten implementeren, en daarna verder werken aan je innovatie.
2. De beste ideeën komen vaak uit de praktijk. Vaak is het zorgmedewerker zelf die goede ideeën heeft om de zorg te verbeteren, efficiënter te werken en patiënten beter te helpen. Omdat agile werken de zorgverleners vanaf het begin betrekt, sluit de oplossing optimaal aan bij deze ideeën.
3. De zorgverlener kan regelmatig tussentijds testen en feedback geven. Daarmee voorkom je dat na een lange periode een IT-toepassing of -dienst wordt geleverd die niet (meer) overeenkomt met de verwachtingen en behoeften van de gebruiker. Zorgmedewerkers zijn geen ICT-ers: als een toepassing te ingewikkeld is, dan zal deze niet succesvol zijn. Met agile werken ontwikkel je een dienst of oplossing die daadwerkelijk bijdraagt aan betere zorgverlening en die door de zorg wordt omarmd.
4. Projecten binnen de zorg zijn doorgaans complex en teams moeten samenwerken met allerlei stakeholders, zoals gemeenten en andere zorginstanties. Dit zijn precies de omstandigheden waarin agile werken het beste resultaat oplevert.
Agile werken vraagt om een andere mindset
Om succesvol te innoveren is een agile mindset nodig. Agile is dan onderdeel van de cultuur en de denkwijze van je organisatie. Voor directie en management betekent dit dat ze ruimte moeten bieden voor een aanpak waarin niet de werkwijze en techniek maar de ontwikkeling centraal staat. Daarnaast is het belangrijk om als organisatie open te staan voor verandering en experimenteren. Mensen moeten bereid zijn om zekerheden los te laten en ergens aan te beginnen zonder dat het eindresultaat volledig vaststaat. Dat vraagt ook om een open, communicatieve cultuur waarin mensen fouten mogen maken. Tot slot, moet het centraal stellen van de klant een vanzelfsprekendheid en automatisme worden op de IT-afdeling. Ook dat kan een uitdaging zijn.
Hoe maak je van agile in de zorg een succes?
Naast een agile mindset, spelen meer factoren een rol om van agile werken in de zorg een succes te maken:
1. Implementeer agile werken niet naast allerlei andere werkwijzen, maar zorg voor integratie. Agile, Lean, processen en DevOps werken bijvoorbeeld heel goed samen. Het is de uitdaging om juist die elementen toe te passen die voor jouw organisatie het beste werken en deze in samenhang te organiseren.
2. Het team is heel belangrijk. Zorg dat alle relevante stakeholders zijn vertegenwoordigd. Maar ook dat de projectleden gemotiveerd zijn, over de juiste competenties beschikken en tijd hebben voor het testen en evalueren. Let er wel op dat het projectteam niet te groot wordt en dat je niet verzandt in allerlei overleggen en trage besluitvorming.
3. Agile werken is pas succesvol als je IT-beheer goed is ingericht. Zorg voor een compacte, uniforme werkwijze waarin de basisprocessen zijn afgedekt. Zo voorkom je dat iedereen zijn werk op een andere manier gaat organiseren, wat de samenwerking niet ten goede komt. Modern procesmanagement op basis van een beperkt aantal processen is een voorwaarde om agile werken tot zijn recht te laten komen.
4. En tot slot moeten IT-afdelingen natuurlijk goed op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen en technologieën. Want dan kun je hier waar nodig snel op inspelen en je project op tijd bijsturen.
Agile werken met Integraal Service Management
De tips die ik in deze blog geef, zijn gebaseerd op onze ervaring bij tientallen ziekenhuizen en zorginstellingen. Je kunt agile werken heel goed implementeren met behulp van ISM. ISM is een innovatief besturingsmechanisme dat de uniforme werkwijze van IT-beheer volledig organiseert. Door alleen het beste van de verschillende beheermethoden en werkwijzen – waaronder agile – te integreren in één compacte oplossing hou je grip op je werkwijze, de processen, het management en de bijbehorende kosten.
Op 18, 19 en 20 mei 2021 zijn wij aanwezig op het Zorg & ICT event in de jaarbeurs Utrecht. In ons seminar leggen wij uit hoe met een gestandaardiseerde aanpak NEN7510 ingezet wordt om de kwaliteit en efficiency van IT-dienstverlening te versterken en daarmee de patiëntenzorg te verbeteren.
Wij hebben al veel organisaties geholpen bij het implementeren van een compacte, integrale werkwijze. Daardoor hebben zij meer grip gekregen op hun IT-beheer en servicemanagement. Wil je lezen hoe? Download dan hieronder onze case study van het Dijklander Ziekenhuis.
Wil je meer lezen over de ISM-methode, download dan de gratis whitepaper met het ISM-procesmodel.
