WAT IS ISM?

Als IT-organisatie wil je de IT-diensten leveren die jouw klant nodig heeft, en dat graag op een geborgde en efficiënte wijze. De Integrated Service Management Methode, oftewel de ISM-methode, biedt een complete en compacte oplossing voor IT-organisaties die beter willen samenwerken en aantoonbaar toegevoegde waarde willen leveren voor hun klanten.

Focus op klantwaarde

Werkwijze en prestatie in control

Ruimte voor de professional

Wat is ISM?

Integrated Service Management (ISM) is een populaire en bewezen gestandaardiseerde managementmethode die je IT-dienstverlening en IT-servicemanagement optimaal organiseert. Het is een complete en tegelijkertijd compacte set van processen, rollen, procedures, tools en werkinstructies om alle IT-diensten te ontwerpen, leveren, beheren én continu te verbeteren. ISM zorgt ervoor dat alle middelen die de IT-afdeling inzet – People, Process en Product – in samenhang worden ingericht én gemanaged.

Met de ISM-methode krijgt jouw organisatie de IT-dienstverlening volledig onder controle. Het brengt niet alleen alle werkprocessen en samenwerkingsafspraken op orde, je bent tevens verzekerd van een agile en lean werkwijze. Bovendien borgt ISM dat je kunt voldoen aan de eisen op het gebied van compliancy en security. En dat allemaal op een doeltreffende en relatief eenvoudige manier.

Het doel van ISM is het creëren van customer value. De ISM-methode stelt daarom de mens centraal: de professional die de diensten creëert, de leider die faciliteert, de opdrachtgever die de dienst bepaalt en de eindgebruiker die de IT gebruikt om zijn werk beter te kunnen doen.

Met ISM meer grip op je werkwijze

Zijn een of meer van de volgende problemen herkenbaar voor jouw IT-organisatie? Dan kan ISM ook voor jouw organisatie de oplossing zijn voor meer grip op de werkwijze.

  • Mensen werken teveel op hun eigen eilandjes.
  • Incidenten, service-requests, changes en projecten worden niet uniform afgehandeld.
  • Er is onvoldoende aandacht voor vernieuwing en verbetering van de IT-diensten.
  • Klanttevredenheid blijft achter, SLA-afspraken worden niet gehaald, projecten lopen uit…
  • Er is onvoldoende inzicht in de performance en rapporteren over de kwaliteit is lastig.
  • Het lukt niet om aantoonbaar te voldoen aan compliancy- en security-eisen.
  • Medewerkers verdrinken in allerlei complexe processen en werkwijzen.
  • Procesbeschrijvingen zijn onvolledig en/of slecht onderhouden.

Knelpunten op de IT-afdeling zijn eigenlijk altijd terug te voeren op onduidelijke doelen en de manier waarop het werk is georganiseerd. Vaak ontbreekt een duidelijke, uniforme en integrale werkwijze, waardoor het IT-systeem niet optimaal functioneert. Dit kost onnodig veel tijd en menskracht. Ook heb je continu ad-hoc-maatregelen nodig om structurele fouten op te lossen. En dat gaat allemaal ten koste van de service aan de klant, de focus van het management en de motivatie van je medewerkers.

Betere samenwerking dankzij ISM

De ISM-methode laat iedereen – beheerders, IT-managers, procesmanagers, uitvoerend medewerkers, opdrachtgevers en eindgebruikers – als een goed geoliede machine samenwerken. Bij ISM is namelijk niet de technologie het uitgangspunt, maar de samenwerking bij het leveren van IT-diensten. ISM faciliteert managers en professionals optimaal, zodat zij excellente service kunnen leveren aan de business. Managers kunnen zich focussen op de aansturing en medewerkers op hun uitvoerende kerntaken. Met als resultaat: betere samenwerking, betere IT-diensten, gemotiveerde medewerkers en tevreden klanten.

Wat levert de ISM-methode op?

De ISM-methode is ontwikkeld voor IT-beheerorganisaties die hun werkwijze waar mogelijk willen standaardiseren om zodoende hun IT-dienstverlening te verbeteren. Organisaties die de ISM-methode hebben ingevoerd, zien binnen drie maanden dat er meer rust en samenhang ontstaat in het werk. De organisatie opereert beter en wordt flexibeler en wendbaarder. Onze klanten ervaren onder meer de volgende voordelen:

  • Grip op de werkwijze, processen, management, resources en kosten.
  • In control door actuele dashboards en heldere rapportages.
  • Uniform vastgelegde afspraken, procedures en werkinstructies.
  • Duidelijke rolverdeling, betere aansturing en rust op de werkvloer.
  • Snellere en betere afhandeling van projecten, changes, service-requests en incidenten.
  • Afhandelingen voldoen aantoonbaar aan compliancy- en security-eisen.
  • Meetbare verbetering van de kwaliteit van de IT-dienstverlening.
  • Hogere klanttevredenheid en een verbeterde relatie met de opdrachtgever.
  • IT-dienstverlening die zichtbaar bijdraagt aan de strategische organisatiedoelen.

Al meer dan 100 organisaties gebruiken het ISM-model om hun werkwijze aan te sturen!

Het beste van verschillende beheermethodes

Is ISM dan weer een extra beheermethode die je moet toepassen? Nee, juist niet! De kracht is dat ISM het beste van verschillende methodes en werkwijzen combineert in één integrale en praktisch toepasbare aanpak. ISM is dus een praktische bundeling en standaardisering van methoden zoals ITIL®, DevOps, BiSL, VerISM en agile technieken zoals Lean, Kanban en scrum. Steeds opnieuw het wiel uitvinden om eigen processen en toepassingen te implementeren is daarmee verleden tijd. Zo kun je je eindelijk focussen op je kerntaken.

Het ISM-model maakt ITIL praktisch en toepasbaar

De meeste organisaties werken al met ITIL. Dit is echter een referentiemodel. Iedereen kan deze best practices gebruiken om zijn eigen toepassing te creëren. Maar hoe je dat het beste kunt doen, is niet duidelijk. Ook de tooling om de processen te ondersteunen, zul je moeten aanpassen aan je eigen processen.

Het ISM-model is daarentegen een praktisch toepassingsmodel dat ITIL vereenvoudigt en terugbrengt tot de kern. Daarmee vat ISM twintig jaar ITIL samen in een simpele en werkbare oplossing. Bovendien richt het ISM-model zich op alle zogenaamde value streams: delivery, innovatie en optimalisatie.

ISM besteedt met name aandacht aan de menselijke factor. Een aanpassing van de werkwijze vereist namelijk vooral een aanpassing van het gedrag van mensen. ISM richt zich daarom vooral op de verandering die een organisatie doormaakt.

De belangrijkste kenmerken van ISM

De ISM-methode typeert zich door een aantal belangrijke kenmerken:

  • Customer value: Alles in ISM is gericht op het realiseren van klantwaarde. Activiteiten, middelen en mensen die geen klantwaarde opleveren, worden vermeden.
  • Holistisch: Een goed functionerende IT-organisatie moet alle organisatieonderdelen op zowel operationeel, tactisch als strategisch niveau inrichten. Zonder duidelijke doelstellingen kunnen professionals niet efficiënt en zelfstandig functioneren.
  • Integratie: Alle aanwezige organisatieonderdelen (People, Process en Product) zijn op elkaar afgestemd en versterken elkaar.
  • Toepasbaar: Een werkwijze is alleen waardevol als deze goed kan worden toegepast. Inrichtingen die te complex zijn en te veel processen bevatten, zullen nooit goed functioneren. Binnen ISM is daarom bewust gekozen voor beknopte en herkenbare definities, inzichtelijke dashboards en een compact procesmodel met niet meer dan drie valuestreams en zeven processen.
  • Standaardisatie: Alle IT-organisaties hebben als doel om goede IT-diensten en customer value te leveren door het beschikbaar stellen van actuele en goed functionerende informatiesystemen. Omdat deze doelen voor alle IT-organisaties identiek zijn, kan de werkwijze ook grotendeels worden gestandaardiseerd.
  • Co-creatie: Gezien de grote dynamiek en relevantie van IT-diensten voor de klant, is het belangrijk dat de klant continu actief is betrokken is bij het creëren van de IT-diensten.
  • Fasering: Organisaties moeten in hun eigen tempo kunnen groeien, passend bij hun bedrijfsdoelen. De ISM-methode is universeel toepasbaar voor iedere dienstverleningsorganisatie, maar ondersteunt het eigen groeipad van een organisatie.

Hoe is de ISM-methode opgebouwd?

De complete ISM-methode bestaat uit aantal belangrijke pijlers. Deze vormen samen het ISM-ecosysteem, een complete set van samenwerkende producten en diensten:

  1. ISM-beschrijving
  2. ISM-framework, inclusief procesmodel
  3. ISM-invoeringen
  4. ISM-support

ISM-beschrijving

Hierin is de ISM-methode beschreven. De ISM-beschrijving bestaat uit een geheel van boeken, whitepapers en artikelen die samen het gedachtegoed en de keuzes op heldere wijze toelichten.

ISM-framework

Het framework vormt de basis van de ISM-methode. In dit ISM-framework zijn alle middelen – People, Process en Product – beschikbaar, uitgewerkt en geïntegreerd. Het is een bewezen en eenvoudige standaardinrichting van de werkwijze, waarin processen, procesfuncties en optimale inrichting van helpdesktooling volledig op elkaar zijn afgestemd. Het ISM-framework bevat onder meer het ISM-procesmodel, de inrichting van de servicedesktools, definities en templates voor werkinstructies, SLA’s, dashboards, rapportages en klanttevredenheidsonderzoek. Zo borgt het framework de eenvoudige toepassing van ISM.

ISM-procesmodel

De kern van het framework is het ISM-procesmodel. Met dit ISM-model, bestaande uit niet meer dan zeven overzichtelijke processen die zijn afgeleid van ITIL, is een lean IT-servicemanagement werkwijze in te richten. Het invoeren van het ISM-model is een stuk eenvoudiger dan het interpreteren en toepassen van dertig ITIL-best-practices. ISM richt zich met name op het verbeteren van de onderlinge samenwerking en het procesmodel is dan ook vooral een samenhangende set samenwerkingsafspraken.

De zeven ISM-processen vormen de kern van iedere IT-organisatie:

  1. Positioneren – Strategy Management (STM)
  2. Afspreken – Service Level Management (SLM)
  3. Verbeteren – Quality Management (QM)
  4. Wijzigen – Change Management (CHM)
  5. Herstellen – Incident Management (INC)
  6. Informeren – Configuration Management (COM)
  7. Leveren – Operations Management (OPS)

Deze processen versterken elkaar en beschrijven alle activiteiten op tactisch en operationeel niveau. Zo ontstaat een complete, maar vooral een eenvoudig toepasbare en aanstuurbare werkwijze.

ISM-invoeringen

Een goed framework is op zichzelf geen garantie voor succes. Daarom maakt ook de implementatie of invoering deel uit van de ISM-methode. Onze ISM-invoeringen zijn gericht op de invoering van het framework en de begeleiding van je organisatie bij de toepassing van dit framework en de cultuurverandering die hiervoor nodig is. In slechts drie maanden voer je de kern van het framework in, waarna je deze leert toepassen. Er is veel aandacht voor eigen keuzes en fasering, zodat de standaardwerkwijze optimaal aansluit bij jouw eigen organisatie.

ISM-support

Support vormt de vierde pijler onder de ISM-methode. De ISM-supportmiddelen kunnen zowel tijdens als na een ISM-invoering worden ingezet. Denk daarbij aan:

 

Alles wat je nodig hebt voor excellent IT-servicemanagement

De complete ISM-methode bestaat dus uit een groot aantal op elkaar afgestemde diensten en producten om optimaal te werken met ISM. Een succesvolle toepassing van ISM vraagt namelijk ook om een zorgvuldige implementatie, continu beheer en doorontwikkeling, en gebruikersondersteuning. In de ISM-methode zijn al deze aspecten aanwezig en op elkaar afgestemd. Het biedt daarmee alles wat je nodig hebt voor excellent IT-servicemanagement!

Download het ISM-procesmodel

Wil je je IT-beheer verder professionaliseren? Met het gratis ISM-procesmodel kun je de ISM-methode direct, eenvoudig en snel invoeren, toepassen en te begrijpen: 70 pagina’s direct toepasbaar! Download het e-boek hieronder:

Veelgestelde vragen over ISM

Hoe draagt ISM bij aan modern servicemanagement?

Er wordt veel gevraagd van modern IT-beheer. Technologische ontwikkelingen gaan razendsnel, organisaties zijn in toenemende mate afhankelijk van IT en regelgeving neemt in complexiteit toe. IT-organisaties moeten dus voldoen aan veranderende eisen van de business en strengere eisen op het gebied van compliancy en security. En de IT-diensten moeten in toenemende mate flexibel, efficiënt en geborgd zijn. Om dat voor elkaar te krijgen, is een goede samenwerking tussen alle IT-professionals noodzakelijk.
Een moderne service-organisatie slaagt erin om iedereen professioneel te laten samenwerken, waardoor de klant – de business of eindgebruiker – de dienst ontvangt die hij nodig heeft. In zo’n organisatie krijgen vakmensen de ruimte om hun vak professioneel uit te oefenen. Het management is in control, maar hoeft niet constant te controleren. De dienstverlening voldoet aantoonbaar aan de klantwens, inclusief de eisen aan security en compliancy.
Helaas zien we dat het veel IT-afdelingen nog niet lukt om deze stap naar een moderne serviceorganisatie te maken. Dertig jaar IT-servicemanagement en twintig jaar ITIL hebben te weinig succesvolle en blijvende resultaten opgeleverd. De oplossingen zijn te complex en bestaan uit te veel en niet goed samenwerkende deeloplossingen, die bovendien slecht worden toegepast.
Dat kan en moet anders en daarom hebben wij de ISM-methode ontwikkeld. Daarmee kunnen de samenwerking en werkwijze simpeler, efficiënter en in meer samenhang worden ingericht.

Waarom is de ISM-methode ontwikkeld?

Wij hebben de ISM-methode ontwikkeld omdat wij ervan overtuigd zijn dat het leveren van goede IT-diensten eenvoudig te realiseren. Toch slagen veel organisaties daar niet in. Een belangrijke voorwaarde is dat de focus van het management wordt verlegd van techniek en projecten naar de inrichting en aansturing van de werkwijze. Dat is mogelijk als de inrichting van het IT-beheer alle voorkomende werkzaamheden integraal organiseert. Met dat doel is de ISM-methode ontworpen.

De ISM-methode is het resultaat van een jarenlange praktische en theoretische ontwikkeling. Ze is mede tot stand gekomen met behulp van veel IT-organisaties en specialisten. Zij gaven allen aan behoefte te hebben aan duidelijke, uniform toegepaste kaders waarbinnen zij vrij kunnen werken. De ISM-methode voorziet in die behoefte.

Voor wie is ISM bedoeld?

ISM is ontwikkeld voor IT-organisaties die hun werkwijze maximaal willen standaardiseren om hun IT-dienstverlening te verbeteren en succesvol uit te voeren. Grote en kleine IT-organisaties krijgen met ISM hun dienstverlening onder controle. Dat kunnen organisaties zijn die beginnen met procesmatig werken of organisaties die al met ITIL zijn begonnen, maar onvoldoende vooruitgang boeken. ISM is ook zeer geschikt voor organisaties die aantoonbaar willen voldoen aan ISO27000, BIO of NEN7510.

Is ISM alleen geschikt voor IT?

De ISM-methode is een universele methode en geschikt voor alle afdelingen die service leveren aan de organisatie. ISM wordt vaak ingezet door IT-afdelingen, maar de methode is ook toepasbaar voor andere dienstverlenende organisaties, zoals facilitair beheer, medische technologie en vastgoedbeheer. Wat ISM zo bijzonder maakt is dat het één integrale oplossing biedt voor de werkwijze van alle dienstverlenende afdelingen. Zo ontstaat samenhang en integratie en worden alle ondersteunende afdelingen naar een hoger niveau getild.

Welke valuestreams organiseert het ISM-model?

Met de zes processen van het ISM-model kun je alle noodzakelijke valuestreams – delivery, innovatie en optimalisatie – volledig afdekken. Alle activiteiten die een IT-beheerorganisatie uitvoert, passen namelijk in een van deze drie valuestreams:

  • Delivery richt zich op het beschikbaar stellen van je IT-diensten. Dat betekent simpelweg zorgen dat het informatiesysteem draait, waarbij je ook de vereiste support biedt en waar nodig hersteltaken uitvoert. Deze stroom vormt de basis van je dienstverlening aan je klant, oftewel je customer value.
  • Innovatie is gericht op het vernieuwen van de dienstverlening die je aanbiedt. In de IT een essentieel onderdeel gezien de hoge snelheid waarmee technologische ontwikkelingen elkaar opvolgen. Optimalisatie is nodig om fouten en onvolkomenheden uit je informatiesysteem en werkwijze te halen. Door deze ‘technical debts’ en ‘organizational debts’ op te lossen, verbeter je continu de dienstverlening aan je klant. In een schone omgeving kunnen de delivery en innovatie namelijk vele malen effectiever en efficiënter plaatsvinden.
  • De drie value streams gaan alleen goed stromen als de middelen people, process en product in voldoende mate aanwezig zijn en in samenhang zijn georganiseerd. Niet alleen op operationeel niveau, maar ook op tactisch en strategisch niveau. En dat kan met het ISM-model.

Waarom is een uniforme en integrale werkwijze zo belangrijk?

Eenduidige uniforme processen maken de werkwijze duidelijker en efficiënter. En dat leidt tot meer vertrouwen van de hele organisatie, aantoonbare compliancy, meer controle en grip voor het management, minder fouten en aanzienlijke kostenbesparingen. Bij veel van onze klanten ontbrak deze uniforme werkwijze waardoor mensen langs elkaar heen werkten, fouten werden gemaakt, het overdragen van werk eigenlijk niet mogelijk was en alles onnodig veel tijd kostte. Bijvoorbeeld bij het aannemen, beoordelen, verwerken en vastleggen van incidenten. IT wordt vaak onbeheersbaar door de gelijktijdige toepassing van verschillende beheermethoden en werkwijzen naast elkaar. Dit maakt de IT-organisatie onnodig complex, waardoor managers en medewerkers verdrinken in allerlei systemen en processen. Alleen een uniforme, integrale inrichting van de werkwijzen van je IT-organisatie leidt tot een optimale benutting van ieders kwaliteiten. Managers kunnen zich focussen op de aansturing en medewerkers op hun uitvoerende kerntaken. Daardoor kan de IT-organisatie de diensten leveren die haar klanten eisen. Een veelgemaakte fout is bijvoorbeeld om compliancy, Agile, Lean en DevOps naast elkaar te implementeren in plaats van mét elkaar. En dat ook nog naast een bestaande werkwijze of als gedeeltelijke vervanging. Succesvolle organisaties doen echter niet “én, én”. Zij integreren deze methodes optimaal met hun bestaande processen, zodat slechts één integrale en klantgerichte werkwijze ontstaat.

Waarom is een standaard ISM-model geschikt voor iedere IT-organisatie?

Alle IT-organisaties, groot en klein, profit of non-profit, hebben hetzelfde doel: het leveren van goede IT-diensten tegen de laagst mogelijke kosten en binnen de kortst mogelijke tijd. Daarom kunnen ze allemaal dezelfde standaard werkwijze toepassen om hun werk te organiseren. De diensten en middelen kunnen weliswaar verschillen, maar dat geldt niet voor de interne werkwijze en processen. Dat betekent dat iedere IT-organisatie kan werken met één gestandaardiseerde en inmiddels ruimschoots bewezen oplossing als ISM. Kostbare tijd verspillen aan maatwerkinrichtingen en het continu aanpassen van processen en tooling is daarmee verleden tijd. Inmiddels zijn er al meer dan 100 succesvolle ISM-invoeringen geweest. Dit bewijst dat standaardisatie bereikbaar is, ook voor jouw organisatie.

Wat levert standaardisatie op?

Door standaard uitgewerkte processen te gebruiken, vervalt de noodzaak om zelf processen te beschrijven – een langdurig en kostbaar traject. Bovendien kunnen ook van tevoren standaard middelen worden ingericht. Er hoeft dan geen energie meer te worden besteed aan de ontwikkeling van deze middelen. Deze energie kan worden besteed aan de echte uitdaging, namelijk het veranderen van de werkwijze en de cultuur van de IT-beheerorganisatie.

Door het toenemende gebruik van gestandaardiseerde processen en bijbehorende hulpmiddelen ontstaat veel kennis en ervaring. Door dit gezamenlijk gebruik komen sneller ervaringen en ideeën beschikbaar die tot betere oplossingen leiden. Hierdoor ontstaat een schat aan gebruikservaring. En: producten die breder worden ingezet, worden goedkoper. Organisaties die kiezen voor deze vorm van standaardisatie krijgen de beschikking over oplossingen die aantoonbaar werken. Hierdoor kunnen zij hun dienstverlening sterk verbeteren en kosten besparen.

Sinds 2005 werken we consequent aan de doorontwikkeling van de ISM-methode, waarbij deze gebruikservaring leidt tot continue verbetering en vernieuwing.

Hoe helpt ISM de beheerder?

De ISM-methode biedt de beheerder duidelijke kaders waarbinnen hij zijn werk kan doen. De inrichting en aansturing van de werkwijze is dankzij ISM eenvoudig uitvoerbaar en aanstuurbaar. Alle middelen die de beheerder gebruikt – People, Process en Product – sluiten naadloos op elkaar aan en versterken elkaar. Door de duidelijk afgesproken bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft de beheerder meer vrijheid om zijn vak goed uitoefenen en zijn specialistische kennis toe te passen. Ook hoeft de beheerder minder tijd te besteden aan overleg. De IT-beheerder ervaart vrijwel direct een verbeterde samenwerking met collega’s omdat iedereen de nieuwe, compacte werkwijze consequent toepast. En dankzij de gerichte registratie hoeft de IT-beheerder niet meer vast te leggen dan noodzakelijk.

Hoe helpt ISM de IT-manager?

De IT-manager krijgt dankzij ISM snel meer inzicht en grip op zijn organisatie. Door de invoering van duidelijke afspraken met toepasbare hulpmiddelen hoeft de IT-manager veel minder vaak operationeel in te (laten) grijpen. ISM leidt daarnaast tot betere (proces)managementrapportages, dashboards en monitoring. De IT-manager beschikt over stuurinformatie waarmee hij gericht kan bijsturen en ingrijpen. En door eigen metingen heeft de IT-manager meer inzicht in de prestaties van de toeleveranciers en kan hij ze strakker aansturen.

Hoe helpt ISM de procesmanager?

Dankzij de standaarden en vele hulpmiddelen van de ISM-methode (zoals proces- en rolbeschrijvingen, rapportages en templates) hoeft de procesmanager minder aandacht te besteden aan de procesinrichting en kan hij zich focussen op de procesaansturing. De ISM-invoering regelt ook de relatie met de proceseigenaren, waardoor de procesmanager vanuit het managementteam de steun en autorisatie krijgt om zijn taken uit te voeren. De procesmanager kan zich daardoor richten op het ondersteunen van de beheerders en de dienstverlening. Dit maakt de weg vrij voor dienend leiderschap.

Download het ISM-procesmodel

Wil je jouw IT-beheer verder professionaliseren? Met het gratis ISM-procesmodel kun je de ISM-methode direct, eenvoudig en snel invoeren, toepassen en te begrijpen: 70 pagina’s direct toepasbaar! Download het e-boek hieronder. Bekijk ook onze ISM-diensten.

Alle IT-organisaties, groot en klein, profit of non-profit, hebben hetzelfde doel: het leveren van goede IT-diensten tegen de laagst mogelijke kosten en binnen de kortst mogelijke tijd. Daarom kunnen ze allemaal dezelfde standaard werkwijze toepassen om hun werk te organiseren. De diensten en middelen kunnen weliswaar verschillen, maar dat geldt niet voor de interne werkwijze en processen. Dat betekent dat iedere IT-organisatie kan werken met één gestandaardiseerde en inmiddels ruimschoots bewezen oplossing als ISM. Kostbare tijd verspillen aan maatwerkinrichtingen en het continu aanpassen van processen en tooling is daarmee verleden tijd. Inmiddels zijn er al meer dan 100 succesvolle ISM-invoeringen geweest. Dit bewijst dat standaardisatie bereikbaar is, ook voor jouw organisatie.